Software a medida vs. SaaS: qué conviene a una startup

Un SaaS (Software as a Service), software como servicio en español, es una plataforma lista para usar, normalmente en la nube, que requiere una suscripción. 

Proporciona ventajas claras a las start-ups en fases tempranas: 

• Implementación rápida, acelerando el tiempo de comercialización de un servicio o producto (time-to-market). 
• Protección del flujo de caja o cashflow en el momento en que más puede escasear, cuando un proyecto es más vulnerable. 
• Costes iniciales bajos y cero carga técnica de mantenimiento y soporte (los gestiona el proveedor). 

Ahora bien, optar por un SaaS conlleva riesgos que debes conocer para poder tomar una decisión adaptada a tus necesidades: 

• Dependencia del proveedor o vendor lock-in: no puedes hacer evolucionar funcionalidades, gestionar API o garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sin pasar por el dueño de la solución. 
• Limitación de la personalización: este tipo de sistemas suelen ser estándar, por ello, si el proceso forma parte del núcleo de la propuesta de valor, no poder adaptarlo a voluntad puede restarte ventaja competitiva. 
• Migración de datos costosa: en el caso de que hayas elegido un software inadecuado, vas a necesitar otra solución y eso conlleva transferir los datos al nuevo sistema. En el software a medida eres dueño de la base de datos desde el día 1, eliminando ese riesgo.

A tenor de lo comentado, realizar un análisis proactivo cobra gran relevancia a la hora de seleccionar la mejor solución, optes por un SaaS o por un software a medida.

Un software a medida puede convertirse en un activo estratégico, diferenciando a la start-up de la competencia. 

Entendiendo esta cuestión, puede tener sentido apostar por un desarrollo personalizado en estos escenarios: 

• Cuando los procesos core no pueden adaptarse a un estándar. 
• Cuando la seguridad de datos es crítica. 
• Cuando necesitas controlar milimétricamente el cumplimiento RGPD. 
• Cuando la diferenciación tecnológica es el producto en sí. 

Por ejemplo, en sectores como fintech o biotech en los que debes blindar la confidencialidad es preciso que tengas el control total del servidor (accesos, cifrado, etc.) y puedas gestionar la información sensible con políticas propias de seguridad y regulación. 

Al tiempo, tener el control total también implica que la responsabilidad de la seguridad (parches, firewalls, backups) recae 100% en la startup o en su equipo de desarrollo. En SaaS, parte de esa carga la asume el proveedor.

Así pues, las ventajas y desventajas de un software a medida van a depender realmente de factores como el presupuesto disponible, la urgencia de implementación, la complejidad del flujo de trabajo, la visión de escalabilidad a largo plazo o los imperativos legales.

Para poder elegir entre estos dos soluciones, puedes empezar valorando estos 2 factores básicos: 

• Eje temporal. En fase de versión mínima de un producto (PMV) o en pre-seed, un SaaS va a proteger el cashflow, permitiéndote validar el modelo de negocio sin comprometer la caja. Sin embargo, en rondas Serie A, cuando los procesos están definidos y cuentas con un volumen de usuarios creciente, el coste de contar con un software en propiedad te proporciona mayor libertad y mayor escalabilidad. 

• Naturaleza del proceso. Aquí la pregunta es si el software es un proceso estándar o el núcleo de tu propuesta de valor. En el primer caso, un SaaS facilita un OpEx (del inglés Operating Expenses o gastos operativos) predecible y mayor velocidad de despliegue. En cambio, un software a medida otorga un mayor control del roadmap y una gran personalización. 

En todo caso, especialistas en el acompañamiento y desarrollo de startups, como incubadoras, business angels con perfil tecnológico o consultoras IT, pueden orientarte en esta decisión con base en el retorno de inversión (ROI) y tu fase de financiación.

Las siguientes señales pueden indicar que necesitas un software a medida:

1. El proceso core resulta imposible de estandarizar en ningún SaaS existente. 
2. Tu actividad se despliega bajo requisitos RGPD estrictos o en un sector regulado (fintech, salud, legaltech). 
3. Debes realizar integraciones API complejas con sistemas heredados (sistemas legacy) . 
4. Consumes más del 15-20 % del runway (tiempo estimado que una empresa puede operar antes de quedarse sin liquidez) en suscripciones del SaaS. 

¿Y si la solución fuese un sistema híbrido? Te presentamos una tercera vía que consiste en tomar una base sólida de un SaaS y añadir módulos personalizados o capas de funcionalidades en propiedad que pueden conectarse por API o microservicios, con el objetivo de mantener la agilidad del SaaS en áreas no críticas, mientras blindas tu ventaja competitiva con desarrollos a medida sin necesidad de construir toda la infraestructura desde cero.

Este tipo de infraestructura te permite: 

• Un time-to-market más rápido. 
• Ahorrar costes de infraestructura y proteger el cashflow. 
• Favorecer una escalabilidad posterior.
• Mantener un nivel de exclusividad funcional. 

Por ejemplo: puedes optar por un CRM SaaS para gestionar a tus clientes, y añadir un módulo propio mediante API para automatizar flujos de trabajo concretos que no puedes encontrar en las soluciones SaaS del mercado. 

Asimismo, el nearshoring de desarrollo (externalización por un proveedor cercano) es una posibilidad que puedes explorar para abaratar el coste del módulo personalizado en fases iniciales. 

Esto cobra especial relevancia en contextos del cloud español y europeo, donde la soberanía del dato es cada vez más importante. 

En la siguiente tabla puedes encontrar las diferencias entre un SaaS y un software a medida que hemos ido abordando a lo largo de este artículo. Para completar la información también hemos añadido el modelo híbrido: 

Queremos concluir con una recomendación importante: ten en cuenta que estos aspectos no se valoran igual en todas las fases. Por ejemplo, lo que protege el flujo de caja de una startup en fase seed puede frenar su escalabilidad en Serie A. 

Esta realidad pone de manifiesto la necesidad de realizar un análisis técnico riguroso inicial con encaje estratégico. En este sentido, contar con un acompañamiento profesional que entienda tanto la parte tecnológica como la financiera resulta esencial para que tu software se amolde a tu visión y favorezca el escalado. 

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